Der Nachweis entsteht bei der Arbeit.
Nicht abends nachgetragen, nicht am Wochenende rekonstruiert. Jeder Eintrag entsteht im Moment des Einsatzes — weil er anders technisch nicht entstehen kann. Sie sehen ihn in Echtzeit im Journal.
Bisher und bei uns
- Zettel im Fahrzeug, abends nachgetragen
- WhatsApp-Foto an die Verwaltung, irgendwann gelöscht
- Erinnerung: „Da waren wir bestimmt, das machen wir immer so“
- Eintrag im Moment des Einsatzes
- Serverseitiger Zeitpunkt, Foto aus der App, Standort
- Journal, das Sie jederzeit einsehen können
Ein Vorgang, von Anfang bis Ende
So sieht ein Wintertag im Journal aus — ungekürzt. Die Meldung um 09:15 gehört bewusst dazu: Der Meldeweg ist Teil des Systems, und was das Mietverhältnis betrifft, leiten wir weiter, statt es zu bearbeiten.
Beispielvorgang — echte Journale zeigen wir Ihnen beim Ortstermin.
- 14.01. · 06:38Kontrollfahrt−2,4 °C · leichter Schneefall
- 06:41Streueinsatz GehwegFoto · 49.4612, 8.1583
- 07:02Streueinsatz HofFoto
- 09:15Meldung eingegangenMieterin, Whg. 4: „Handlauf im Treppenhaus lose“
- 09:16Weitergeleitetan Verwaltung (Instandsetzung)
- 11:30NachräumenFoto · anhaltender Schneefall
Was das für Sie bedeutet
Kein Rückfrage-Pingpong
Mieter melden direkt bei uns. Sie sehen den Vorgang, ohne ihn bearbeitet zu haben.
Antwort ohne Anruf
Fragt ein Eigentümer nach dem Stand, steht er im Journal — kein Anruf beim Hausmeister nötig.
Ihre Überwachungspflicht, belegt
Bei Delegation bleibt Ihnen die Kontrolle und Überwachung — mit dem Journal ist sie wahrgenommen und belegbar.
Material für die Versammlung
Jahresexport pro Objekt. Beantwortet die Frage, wofür die Gemeinschaft den Hausmeister zahlt, bevor sie gestellt wird.
Rückhalt bei der Belegprüfung
Der Verwaltungsbeirat prüft die Jahresabrechnung. Der Export ist die Antwort.
Versicherungsmeldung ohne Ortstermin
Wasser-, Sturm- oder Vandalismusschaden: Fotos mit Zeitpunkt liegen bereits vor.
Fristen im Blick
Wiederkehrende Sichtkontrollen — Spielplatz, Bäume, Wege — mit Nachweis, dass sie stattgefunden haben.
Und als Eigentümer
Sie tragen die Verkehrssicherungspflicht — und halten erstmals selbst den Beleg dafür in der Hand statt im Ordner eines Dienstleisters. Der Export bleibt bei Ihnen, auch nach Vertragsende. Ihre Mieter melden per QR-Code im Hausflur oder telefonisch — ohne Konto, ohne Installation — und bekommen eine Rückmeldung, statt ins Leere zu melden.
Wie der Eintrag entsteht
Fotos nur aus der App-Kamera
Ein nachträglicher Upload aus der Galerie ist technisch nicht möglich.
Deshalb: Kein Bild kann von einem anderen Tag oder einem anderen Objekt stammen.
Zeitstempel vom Server
Nicht die Uhrzeit des Telefons, die sich verstellen lässt.
Deshalb: Der Zeitpunkt steht fest, auch wenn jemand ihn bestreiten will.
Standort automatisch
GPS-Koordinaten zum Aufnahmezeitpunkt.
Deshalb: Es ist belegt, dass die Aufnahme am Objekt entstand.
Amtliche Wetterdaten
Temperatur und Niederschlag der nächsten DWD-Station, zum Einsatzzeitpunkt eingefroren.
Deshalb: Ob überhaupt Glätte herrschte, beantworten Fremddaten — nicht unsere Behauptung.
Ergänzbar, nicht änderbar
Jede Statusänderung entsteht als neuer Eintrag mit eigenem Zeitpunkt.
Deshalb: Die Vorgangsgeschichte ist vollständig, nicht überschrieben.
Der Vorgang beginnt mit der Meldung
Nicht erst mit dem Einsatz.
Deshalb: Es ist belegt, wann wir Kenntnis hatten und wie schnell reagiert wurde.
Lückenlos, auch ohne Befund
„Kontrolliert, keine Glätte“ wird genauso erfasst wie ein Streueinsatz.
Deshalb: Das Protokoll belegt Organisation, nicht nur einzelne Ereignisse.
Export als PDF, jederzeit
Pro Vorgang, pro Objekt, pro Zeitraum — auch nach Vertragsende.
Deshalb: Der Nachweis liegt bei Ihnen, nicht bei uns.
Was Sie sehen
Das Journal läuft in Echtzeit mit. Dazu bekommen Sie zwei feste Formate — ohne dass Sie etwas anfordern müssen.
Monatsbericht
Am ersten Werktag im Postfach, pro Objekt sortiert — die Unterlage für Beirat, Eigentümer und Versammlung, ohne dass jemand Belege zusammensucht.
Jahresexport auf Knopfdruck
Alle Vorgänge eines Objekts oder Zeitraums als PDF — jederzeit abrufbar, auch nach Vertragsende. Der Nachweis liegt bei Ihnen, nicht bei uns.
Indiz, kein Vollbeweis
Auch eine lückenlose Dokumentation ist juristisch ein starkes Indiz, kein Vollbeweis. Ein Protokoll ist eine Privaturkunde nach § 416 ZPO — sie beweist zunächst, dass die Erklärung abgegeben wurde. Der Unterschied liegt darin, ob im Ernstfall etwas vorgelegt wird oder etwas rekonstruiert werden muss.
Und lückenlose Dokumentation belegt auch das Gegenteil: Fehlt an einem Glatteistag der Eintrag, ist das unser Problem. Deshalb wird jeder Gang erfasst — auch der ohne Befund.